Los e-mails son, junto con el teléfono y la conversación cara a cara, una de las formas predominantes de comunicación en el ámbito empresario. Siendo una herramienta tan importante para la transmisión de mensajes, resulta sorprendente percibir las deficiencias generalizadas en su uso y la casi nula intervención de las empresas para mejorar la efectividad en un área que tiene un impacto tan importante en la gestión diaria y en los resultados del negocio.

Las personas pueden exceder largamente el tiempo necesario en una conversación telefónica o en un encuentro personal, alternando el tema que motiva el contacto con cuestiones de índole más personal, o incluso con asuntos completamente ajenos, ya sea de política, deportes o espectáculos. Pero cuando se trata de enviar o responder un e-mail, la prisa y la urgencia son el denominador común, y la principal motivación es pasar lo más pronto posible a otra cosa.

Como resultado, existe una cantidad de situaciones que entran en el catálogo de las deficiencias comunicacionales, que conllevan malos entendidos, inefectividades, mediocridades en la ejecución de las tareas involucradas y, por supuesto, errores que, en el mejor de los casos, tienen efectos aislados, pero en muchos otros desencadenan problemas en cascada, con consecuencias de dimensiones imprevisibles. Y por supuesto, todo con sus costos económicos resultantes, además de malestares y pérdidas en términos de calidad y credibilidad.

Mejorar la performance en esta área no es tan difícil, aun para aquellas personas que nunca se destacarán por sus habilidades literarias o para quienes se las ven difíciles con las reglas gramaticales.

ALGUNOS ‘TIPS’ PARA MEJORAR LA EFECTIVIDAD
CON EL CORREO ELECTRÓNICO

1) Relée con atención antes de enviar

Antes de hace CLIC en ENVIAR, vuelve a leer lo que acabas de escribir. Lee con atención, no hagas una lectura «a vuelo de pájaro». Ten en cuenta que nuestro cerebro tiene trucos que resultan engañosos, y con frecuencia nos hace creer que el texto dice algo que realmente no dice, sobre todo cuando nosotros mismos somos los autores. Es muy importante que ee tomes el tiempo, y sobre todo ponte en el lugar de tu interlocutor. No des por hecho que la persona del otro lado entenderá lo mismo que tú quisiste decir. Pregúntate si tu interlocutor conoce o está al tanto de todos los antecedentes que tú estás presuponiendo, o si algún punto puede requerir detalles adicionales para él o ella.

Y también vuelve a leer lo que acabas de escribir prestando atención al sentido lógico de tu texto. Más allá de la corrección gramatical, demasiado a menudo enviamos y recibimos mails con frases que resultan casi incomprensibles, o que requieren un gran esfuerzo (y tiempo) para intentar descifrar lo que el autor quiso decir.

Recuerda: una relectura del mail antes de enviarlo puede ahorrar muchos malos entendidos, tiempo y errores, con costos en términos económicos y de relaciones humanas saludables y cordiales.

2) Haz un esfuerzo por escribir bien

Aunque nos seas una persona dotada en las artes literarias, y aun cuando no seas un devoto de la corrección gramatical, un pequeño esfuerzo por escribir bien jugará a tu favor en términos de imagen. Es cierto que a muchas personas no les importa si tú escribes bien, regular o mal. Tan cierto como que a muchas otras personas sí les importa. Y al menos para este importante conjunto de personas –consciente o inconscientemente– que tú escribas correctamente tendrá un impacto directo en la evaluación que hagan de ti como profesional. Y no menos importante, personas de otras empresas o del público general –clientes, proveedores, partners– evaluarán la excelencia profesional de la empresa que tú representas a través de la manera en que escribes tus correos electrónicos.

Por las mismas razones, es importante que desde las esferas directivas de las empresas se tome conciencia del valor de encarar políticas y acciones destinadas a mejorar la calidad de los mails de los miembros de la organización, tanto en función de la calidad de las comunicaciones internas como de la imagen externa de la compañía.

3) Lee con atención el mail que estás respondiendo

Cuando estés respondiendo un mail a una persona que requiere algún tipo de respuesta, lee ese mail con atención y asegúrate de dar respuesta a todas y cada una de las preguntas, consultas o requerimientos. Genera mucho malestar cuando enviamos un mail con varias consultas o preguntas y recibimos una respuesta en términos vagos y genéricos, o que deja sin responder uno o más puntos, motivando que debamos enviar otro mail requiriendo respuesta a las consultas desatendidas en el mail precedente. Como resultado, un mail respondido solo parcialmente, además de generar malestar, provoca pérdidas de tiempo para todas las partes involucradas, no solo porque nos obliga a repetir acciones que ya realizamos, sino porque, adicionalmente, nos impide avanzar con las tareas que tenemos por delante y que dependen de esas respuestas.

4) Pon atención al ‘asunto’ de los mails

Un aspecto al que pocas personas prestan suficiente atención es a definir claramente el ‘asunto’ del mail. El ‘asunto’ tiene una función estratégica en varios sentidos: a) permite al destinatario identificar rápidamente el motivo o tema del mail, ayudándole a evaluar la importancia y urgencia que puede tener, de manera que, en función de su agenda pueda decidir el grado de prioridad que le dará; b) si por alguna razón debemos buscar ese mismo mail un tiempo más adelante, un ‘asunto’ bien definido nos ayudará a encontrarlo con mayor facilidad.

Con demasiada frecuencia recibimos o enviamos mails con ‘asuntos’ sumamente ambiguos o imprecisos, como “Te mando esto para que lo veas”, o “Importante”. Incluso, una práctica habitual es incluir en un mismo mail cuestiones que no tienen ninguna relación entre sí. Simplemente por aprovechar que estamos enviando un mail por un tema específico, incluimos allí mismo otros asuntos que queremos informar o consultar. Una práctica más eficiente es enviar un mail por cada tema, evitando que las ‘conversaciones’ se vuelvan engorrosas y facilitando búsquedas posteriores de mails específicos.

En la misma línea, otra práctica habitual que deberíamos evitar es ‘colgarnos’ de un mail que tenía un tema puntual para escribirle a la otra persona sobre otro tema completamente diferente. Hay personas que recurren a esta práctica simplemente porque no recuerdan la dirección de e-mail de la otra persona, y les resulta más cómodo ubicar un mail de esa persona y ejecutar un RESPONDER, cuando no se trata realmente de una ‘respuesta’, sino de un tema nuevo. Esta práctica genera gran confusión e inefectividad en la gestión de los mails.

CAMINO A LAS ‘MEJORES PRÁCTICAS’
PARA LOGRAR COMUNICACIONES MÁS EFECTIVAS

Podríamos escribir un manual de ‘mejores prácticas’ en el uso del correo electrónico, pero estos cuatro consejos ‘de fácil y rápida implementación’ ayudarán a lograr una importante mejora en tus comunicaciones, con resultados beneficiosos en términos de tiempo, practicidad y efectividad.

Todo lo dicho podría resumirse, seguramente, en un único consejo: cuando vayas a abrir tus mails, pon tu atención en esa actividad y hazlo con esmero y sentido de responsabilidad, teniendo como premisa el logro de la mayor efectividad posible. Una buena práctica es apartar dos momentos al día, uno a la mañana y otro a la tarde, para responder mails. De esa manera lograrás dos beneficios: a) no te estarás distrayendo permanentemente con esta actividad; b) cuando sea la hora de los mails, podrás sacar tu cabeza con mayor facilidad de otras cosas y dedicarte específicamente a esa tarea, haciéndolo con mayor eficiencia y efectividad.

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